投標(biāo)工作的五個(gè)主要步驟
投標(biāo)工作是一項(xiàng)綜合性的工作,涉及面廣,內(nèi)容多而雜,而且往往編標(biāo)時(shí)間比較短,招標(biāo)文件、圖紙資料又不是很完整,這都給編標(biāo)工作帶來(lái)較大的困難。但隨著建筑市場(chǎng)的健全,招標(biāo)投標(biāo)法的實(shí)施,招投標(biāo)工作將越來(lái)越規(guī)范化、制度化,這必然會(huì)有利于我們投標(biāo)工作的順利開(kāi)展。
在時(shí)間短、條件有限的情況下按時(shí)、按質(zhì)地編制好技術(shù)標(biāo)書(shū),在投入足夠的人力、物力的同時(shí),根據(jù)招投標(biāo)工作的特點(diǎn),須遵循以下工作程序:
詳細(xì)閱讀招標(biāo)文件
招標(biāo)文件主要包括投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)、投標(biāo)須知〔含資料表和修改表及附件(工程說(shuō)明與主要工程數(shù)量)〕、合同通用條款和專(zhuān)用條款(本項(xiàng)目適用)、技術(shù)規(guī)范、圖紙、投標(biāo)書(shū)要求和格式、參考資料等。
招標(biāo)文件是編標(biāo)的依據(jù),每個(gè)參加編標(biāo)的工作人員均須詳細(xì)閱讀招標(biāo)文件及有關(guān)招標(biāo)資料,充分了解招標(biāo)文件的內(nèi)容和要求,了解該工程的位置、規(guī)模、結(jié)構(gòu)形式與特點(diǎn),施工環(huán)境條件以及施工的重點(diǎn)和難點(diǎn),仔細(xì)領(lǐng)會(huì)業(yè)主的精神和設(shè)計(jì)者的設(shè)計(jì)意圖,以便編標(biāo)過(guò)程中完全地、不折不扣地響應(yīng)招標(biāo)文件與業(yè)主、設(shè)計(jì)者的要求。
招標(biāo)文件應(yīng)全面、詳細(xì)地閱讀,并記錄好存在的疑問(wèn)、重點(diǎn)與難點(diǎn)以及需要進(jìn)一步落實(shí)和明確的問(wèn)題。
考察現(xiàn)場(chǎng)與參加標(biāo)前會(huì)議
業(yè)主在發(fā)售招標(biāo)文件后的一定時(shí)間,一般都會(huì)組織投標(biāo)人對(duì)現(xiàn)場(chǎng)及其周?chē)h(huán)境進(jìn)行一次考察,以便使投標(biāo)人自行查明或核實(shí)有關(guān)編制投標(biāo)文件所必須的一切資料。
考察現(xiàn)場(chǎng),充分掌握工程所在位置及周?chē)h(huán)境條件情況是編好標(biāo)書(shū)的重要環(huán)節(jié)。通過(guò)考察現(xiàn)場(chǎng)須了解、掌握的情況包括:施工位置的地形、地貌特征,河流及水文、氣候條件,用水、用電,進(jìn)場(chǎng)道路、交通運(yùn)輸條件,衛(wèi)生醫(yī)療服務(wù)、通訊,地材及其它施工材料,當(dāng)?shù)氐拿耧L(fēng)、民情、社會(huì)經(jīng)濟(jì)條件與環(huán)境等。
把在閱讀招標(biāo)文件與考察現(xiàn)場(chǎng)過(guò)程中存在的疑問(wèn)問(wèn)題、需要業(yè)主或設(shè)計(jì)單位澄清與明確的問(wèn)題等歸納、匯總,按照規(guī)定的時(shí)間以書(shū)面的形式提交給業(yè)主,尋求業(yè)主的澄清與答復(fù),以便更好地編制標(biāo)書(shū)。
參加業(yè)主主持召開(kāi)的標(biāo)前會(huì)議。標(biāo)前會(huì)議(即投標(biāo)預(yù)備會(huì)議)的目的,是澄清并解答投標(biāo)人在閱讀招標(biāo)文件后和現(xiàn)場(chǎng)考察中可能提出的任何方面的問(wèn)題。業(yè)主在標(biāo)前會(huì)議上會(huì)對(duì)招標(biāo)文件作出一些補(bǔ)充說(shuō)明、錯(cuò)誤的修正或者對(duì)投標(biāo)文件有進(jìn)一步的、具體的要求,并且會(huì)與設(shè)計(jì)單位或有關(guān)單位一起對(duì)各投標(biāo)單位提出的疑問(wèn)問(wèn)題作出初步答復(fù)。會(huì)后業(yè)主會(huì)對(duì)標(biāo)前會(huì)上的內(nèi)容以補(bǔ)遺書(shū)和答疑書(shū)的形式發(fā)給各投標(biāo)單位。補(bǔ)遺書(shū)、答疑書(shū)和其它正式有效函件,均是招標(biāo)文件的組成部分,與招標(biāo)文件的其它內(nèi)容具有等同的地位,其內(nèi)容、要求必須完全、切實(shí)地貫徹到編標(biāo)過(guò)程中。
召開(kāi)施工組織設(shè)計(jì)方案會(huì)
切實(shí)、合理可行的施工組織設(shè)計(jì)方案是標(biāo)書(shū)優(yōu)質(zhì)和合理報(bào)價(jià)的基礎(chǔ),它往往體現(xiàn)著我們公司的整體實(shí)力和施工水平,直接影響著投標(biāo)書(shū)的質(zhì)量,對(duì)是否中標(biāo)起著關(guān)鍵性的作用,應(yīng)予以足夠重視。
施工組織設(shè)計(jì)方案會(huì)應(yīng)由工程技術(shù)部部長(zhǎng)或公司副總工程師以上人員主持,工程技術(shù)部、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)中心做標(biāo)及有關(guān)人員必須參加。
會(huì)上應(yīng)先由施組負(fù)責(zé)人介紹工程概況,招標(biāo)文件的要求,現(xiàn)場(chǎng)踏勘及標(biāo)前會(huì)議情況,然后提出初步的施工組織設(shè)計(jì)方案,并指出其重點(diǎn)、難點(diǎn)以及需要討論確定或需要進(jìn)一步優(yōu)化的方案,供與會(huì)者討論、比較、分析、研究,最后形成一個(gè)統(tǒng)一的、最合理的施工組織設(shè)計(jì)方案。方案應(yīng)做到合理、優(yōu)化,并完全響應(yīng)招標(biāo)文件的要求和緊扣設(shè)計(jì)者或業(yè)主的意圖。
方案確定后,要讓每個(gè)做標(biāo)人員清楚了解,并貫徹落實(shí)到整個(gè)做標(biāo)過(guò)程中。
根據(jù)施工組織設(shè)計(jì)方案計(jì)算出臨時(shí)設(shè)施工程量,包括臨時(shí)工程的材料、用量、使用時(shí)間和周轉(zhuǎn)次數(shù)等,經(jīng)施組負(fù)責(zé)人或部長(zhǎng)審核后提供給開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)中心做預(yù)算報(bào)價(jià)用。
臨時(shí)設(shè)施工程量應(yīng)完全符合施工組織方案的要求,并且準(zhǔn)確、詳細(xì)、不漏項(xiàng),以便于準(zhǔn)確做好工程預(yù)算并為后期的成本分析、降造等提供參考依據(jù),其往往對(duì)最后的投標(biāo)報(bào)價(jià)的確定和報(bào)價(jià)是否具有競(jìng)爭(zhēng)性起著重要的作用。
編制標(biāo)書(shū)
1、投標(biāo)書(shū)目錄的確定
開(kāi)始編制標(biāo)書(shū)之前,目錄的確定也是重要的一環(huán)。一般來(lái)說(shuō),業(yè)主在招標(biāo)文件中對(duì)投標(biāo)文件的內(nèi)容與格式都有一定的要求,確定目錄之前,應(yīng)詳細(xì)、反復(fù)閱讀招標(biāo)文件中有關(guān)的內(nèi)容,以便編出全面的、完全響應(yīng)標(biāo)書(shū)要求的目錄來(lái)。
如果招標(biāo)文件沒(méi)有明確的要求,則根據(jù)以往同類(lèi)型工程或同地區(qū)、同業(yè)主以往的要求與習(xí)慣來(lái)確定投標(biāo)文件的目錄。
2、工作分工
投標(biāo)書(shū)目錄出來(lái)后,則對(duì)要求編制的內(nèi)容進(jìn)分工,每個(gè)人負(fù)責(zé)相應(yīng)的內(nèi)容,并且規(guī)定完成的時(shí)間,一般要提前2至3天完成以便匯總、復(fù)核及審查。投標(biāo)書(shū)施工組織設(shè)計(jì)部分的內(nèi)容較多且繁雜,既有文字說(shuō)明、施工方案圖、場(chǎng)地布置圖,又有各種表格和網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃等,一般具體章節(jié)設(shè)置要嚴(yán)格按照招標(biāo)文件中的“綜合評(píng)分表”進(jìn)行采分!
投標(biāo)工作是一個(gè)系統(tǒng)工程,既要分工,又要合作、協(xié)調(diào)與配合,才能作出一份好的標(biāo)書(shū)。
從標(biāo)書(shū)的內(nèi)容和工作量來(lái)說(shuō),做一份標(biāo)書(shū)宜安排3~4個(gè)人比較合適:一個(gè)人負(fù)責(zé)(1)、(3)、(4);一個(gè)人負(fù)責(zé)(2)及臨時(shí)工程量的計(jì)算;一個(gè)人負(fù)責(zé)(5);一個(gè)人負(fù)責(zé)(6)、(7)。另外,最好有一個(gè)人負(fù)責(zé)總體的協(xié)調(diào)工作與標(biāo)書(shū)的審查。
3、編標(biāo)過(guò)程
每個(gè)工程項(xiàng)目的招標(biāo)都有其指定的工程范圍和內(nèi)容,有其特定的技術(shù)規(guī)范、工藝要求、材料供應(yīng)方式和質(zhì)量及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等,所有這些都要求落實(shí)到投標(biāo)文件的每個(gè)內(nèi)容中去。
編標(biāo)過(guò)程中,參加編標(biāo)的人員都應(yīng)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,不能馬虎應(yīng)付了事。每個(gè)人都應(yīng)熟悉招標(biāo)文件,清楚了解所確定的施工組織設(shè)計(jì)方案,無(wú)論負(fù)責(zé)哪一部分內(nèi)容,都要僅僅圍繞著既定的方案、招標(biāo)文件的要求來(lái)做。每個(gè)工程項(xiàng)目的招標(biāo)都有其指定的工程范圍和內(nèi)容,有其特定的技術(shù)規(guī)范、工藝要求、材料供應(yīng)方式和質(zhì)量及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等,所有這些都要求落實(shí)到投標(biāo)文件的每個(gè)內(nèi)容中去,不得有背離和違反現(xiàn)象,否則就是不響應(yīng)業(yè)主和招標(biāo)文件的要求,這樣將會(huì)直接影響到標(biāo)書(shū)的質(zhì)量,甚至造成廢標(biāo)的嚴(yán)重后果。
編標(biāo)過(guò)程中,每個(gè)做標(biāo)人員應(yīng)在一起經(jīng)常溝通、交流,以使每個(gè)人所編制部分的內(nèi)容在總體上具有一致性,避免產(chǎn)生相互不一致甚至自相矛盾的現(xiàn)象。若碰到什么疑問(wèn)或困難,及時(shí)與協(xié)調(diào)人(負(fù)責(zé)人)溝通,協(xié)調(diào)人與各編標(biāo)人一起商量、討論,或向上反映,經(jīng)研究確定后通知各編標(biāo)人,以求得標(biāo)書(shū)的統(tǒng)一性與一致性。
4、標(biāo)書(shū)的審查
標(biāo)書(shū)完成匯總后,標(biāo)書(shū)的審查也是必不可少的。審查的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面:
(1)工期是否合理,能否滿足招標(biāo)文件的要求;
(2)機(jī)械設(shè)備是否齊全,配置是否合理;
(3)組織機(jī)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)力量能否滿足施工需要;
(4)施工組織設(shè)計(jì)是否合理可行;
(5)工程質(zhì)量保證措施是否可靠。
一般來(lái)說(shuō),編標(biāo)的時(shí)間都比較短,而內(nèi)容又比較多,在編標(biāo)過(guò)程中會(huì)有這樣或那樣的錯(cuò)誤是在所難免的,尤其是不可能每個(gè)參加編標(biāo)的人員都對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行全面、詳細(xì)的閱讀和理解,因而,標(biāo)書(shū)的統(tǒng)一性與一致性、對(duì)招標(biāo)文件的響應(yīng)性和符合性應(yīng)為標(biāo)書(shū)審查的主要任務(wù)和內(nèi)容,比如投標(biāo)書(shū)與招標(biāo)文件中的條款與規(guī)定是否有重大偏離或保留,特別是在對(duì)本工程招標(biāo)范圍、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或工程實(shí)施方面是否有重大改變,或工期安排是否有實(shí)質(zhì)性偏離,或者對(duì)合同中規(guī)定業(yè)主的權(quán)利或投標(biāo)人的責(zé)任和義務(wù)是否有實(shí)質(zhì)性限制等。
標(biāo)書(shū)的審查應(yīng)由公司副總工程師、工程技術(shù)部部長(zhǎng)或協(xié)調(diào)人(負(fù)責(zé)人)負(fù)責(zé)。審查人應(yīng)對(duì)招投標(biāo)程序有較為深刻的了解,并且應(yīng)對(duì)該工程的招標(biāo)文件、圖紙、技術(shù)規(guī)范等作詳細(xì)閱讀,熟悉理解,這樣才能審查好標(biāo)書(shū)。
5、標(biāo)書(shū)的修改
標(biāo)書(shū)的審查一般來(lái)說(shuō)不可能很仔細(xì),審查人只指出相應(yīng)的不足、缺陷或錯(cuò)誤,不會(huì)具體說(shuō)明該如何補(bǔ)充、完善或修改。標(biāo)書(shū)審查后,編標(biāo)協(xié)調(diào)人(負(fù)責(zé)人)應(yīng)根據(jù)審查的結(jié)果和意見(jiàn),結(jié)合該標(biāo)的實(shí)際情況確定標(biāo)書(shū)修改的原則、方法與具體要求,并詳細(xì)通知每個(gè)編標(biāo)人員。編標(biāo)人員根據(jù)要求及時(shí)對(duì)標(biāo)書(shū)進(jìn)行修改,形成標(biāo)書(shū)初稿,并由總體協(xié)調(diào)人審核修改的情況,最后定稿。
6、標(biāo)書(shū)的打印輸出
標(biāo)書(shū)的打印輸出是標(biāo)書(shū)后期工作中的重要一環(huán),因?yàn)闃?biāo)書(shū)的輸出工作量大,輸出的質(zhì)量直接影響到標(biāo)書(shū)的觀感效果和標(biāo)書(shū)的總體質(zhì)量。
標(biāo)書(shū)必須按照招標(biāo)文件規(guī)定的格式、內(nèi)容填寫(xiě),要做到版面整潔、排版統(tǒng)一合理、整齊美觀,除業(yè)主另有要求外,標(biāo)書(shū)的排版應(yīng)有統(tǒng)一的要求,包括標(biāo)題、字體、間距、頁(yè)邊、頁(yè)腳頁(yè)眉與圖紙的線條、字型、邊框等等,都應(yīng)有具體統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),保證整體標(biāo)書(shū)工整、美麗、悅目。
投標(biāo)資料的匯總、整理
投標(biāo)后,應(yīng)及時(shí)對(duì)投標(biāo)資料進(jìn)行匯總,把每個(gè)人所做的內(nèi)容都收集放在一起,并標(biāo)明該工程的主要結(jié)構(gòu)形式、特點(diǎn)及主要施工方案等,以供以后查找資料方便。
這項(xiàng)工作應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé),并分類(lèi)存放,必要時(shí)刻成光盤(pán),以便外出投標(biāo)時(shí)方便攜帶。
做好投標(biāo)資料的保密工作。投標(biāo)是一項(xiàng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈的工作,在投標(biāo)過(guò)程中,其他每個(gè)投標(biāo)人都是我們的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,也就是我們的敵人,可以說(shuō)投標(biāo)是一場(chǎng)你死我活的戰(zhàn)爭(zhēng),投標(biāo)資料就象戰(zhàn)爭(zhēng)中的情報(bào),因此保密工作顯得尤為重要。
做好保密工作的同時(shí),想辦法搜集其他投標(biāo)單位的投標(biāo)資料,分析研究對(duì)手的實(shí)力、特點(diǎn)與以往的投標(biāo)情況,作出合理、科學(xué)的決策,才能最終在投標(biāo)中出奇制勝的戰(zhàn)勝眾多對(duì)手,取得最后的勝利。
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