監(jiān)理公司資料應(yīng)該如何管理
監(jiān)理資料管理,在建設(shè)工程管理中,是其中很重要的一項(xiàng)工作,直接影響著工程的方方面面。從建設(shè)部的檢查,到省、市、縣一級(jí)地方行政主管部門(mén)的檢查,都把資料檢查列為重中之重。國(guó)家的《建設(shè)工程資料管理規(guī)程》、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》、《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》等等國(guó)家相應(yīng)的規(guī)范和規(guī)程,都對(duì)資料做了些嚴(yán)格的具體規(guī)定。
那麼作為監(jiān)理公司,如何將資料更加完善?
1、項(xiàng)目監(jiān)理部檢查一覽表
按照國(guó)家、地方對(duì)監(jiān)理資料的要求,制作監(jiān)理資料檢查明細(xì)表??梢粤谐杀砀?,這個(gè)表格涵蓋工地所有的資料內(nèi)容。將表格里面的內(nèi)容細(xì)化,幾張紙,就可以涵蓋所有的工地檢查的內(nèi)容要求,細(xì)化的表格里,可以將資料的一些全部覆蓋其中。
公司工程部按照這個(gè)表格,可以定期到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行針對(duì)性的檢查。這個(gè)表格,前提是下發(fā)到所有項(xiàng)目監(jiān)理部,項(xiàng)目部對(duì)照資料根據(jù)工程的進(jìn)展情況進(jìn)行自檢,一條條對(duì)應(yīng)進(jìn)行自查。缺少什么資料,就補(bǔ)什么資料。由總監(jiān)負(fù)責(zé)資料的管理工作,一些大工地都配有資料員,小工地則由負(fù)責(zé)資料的監(jiān)理員來(lái)完成。
2、公司將資料程序化
目前國(guó)家程序化管理已經(jīng)納入日常的建設(shè)管理當(dāng)中,比如標(biāo)準(zhǔn)圖集,比如各種標(biāo)準(zhǔn)。作為監(jiān)理公司,可以將監(jiān)理的一些文件進(jìn)行系統(tǒng)的程序化。就像ISO貫標(biāo)一樣的程序,但是,貫標(biāo)人員因?yàn)椴⒉皇煜けO(jiān)理的行業(yè),弄出的東西,其實(shí)并不適合我們監(jiān)理的項(xiàng)目部檢查。
對(duì)于監(jiān)理公司,可以針對(duì)自己公司的內(nèi)部管理,將文件程序化的做出來(lái)。比如,監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理質(zhì)量各種評(píng)估報(bào)告等等,一些系列監(jiān)理的文件,制作成范本,就像國(guó)家的范本合同一樣,統(tǒng)一的一些標(biāo)準(zhǔn)通用文字,并里面空置一些各個(gè)工地針對(duì)性的條款,則留出空白。就像目前流行的建筑工地的系列安全軟件一樣,根據(jù)工地的具體情況,將針對(duì)性地填入。
作為監(jiān)理文件的范本,可以搞出各種版本的監(jiān)理文件范本,如針對(duì)高樓的,針對(duì)廠房的,針對(duì)多層的,針對(duì)道路橋梁的,針對(duì)管涵的等等,將里面的針對(duì)性地方空出,由項(xiàng)目部針對(duì)性的填入,并將里面不符合工地的地方修改完善。其實(shí),這也是一個(gè)系統(tǒng)工程,全套的監(jiān)理資料,確實(shí)是需要有高水平的人才可以完成。
3、項(xiàng)目監(jiān)理部的臺(tái)賬
項(xiàng)目監(jiān)理部成立初期,作為公司的檢查,就要分清現(xiàn)場(chǎng)程序控制的管理資料和竣工備案時(shí)候的歸檔資料。工地會(huì)隨著進(jìn)展情況,逐步加人,又逐步撤人,項(xiàng)目監(jiān)理部辦公室也會(huì)隨著工地的不斷撤離幾經(jīng)輾轉(zhuǎn),很多資料到最后如果管理不善的話,就會(huì)遺失,很多是難以補(bǔ)救的,最后導(dǎo)致無(wú)法提供備案資料。因而,總監(jiān)要高度重視這資料的管理。就要根據(jù)國(guó)家及地方檔案館的規(guī)定明細(xì),提前在工地留置一套需要備案的資料,根據(jù)工地的具體情況,設(shè)置統(tǒng)一的臺(tái)賬。按照檔案館的要求,一項(xiàng)一項(xiàng)的落實(shí)。
4、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部資料管理
項(xiàng)目監(jiān)理部,在總監(jiān)的帶領(lǐng)下,對(duì)資料應(yīng)該經(jīng)常自查,就是按照公司及國(guó)家、地方、規(guī)范等等有關(guān)文件,自查。按照本文的第一點(diǎn),如果公司將資料已經(jīng)系統(tǒng)地整理出來(lái),就按此一條一條地逐條落實(shí)就行,因?yàn)?,這樣一個(gè)完整的范本,可以逐項(xiàng)落實(shí)后,基本不會(huì)有什么太多漏項(xiàng)的地方。分門(mén)別類(lèi)地建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。這個(gè)各個(gè)公司,有自己的要求。
譬如浙江省,就有《建設(shè)工程監(jiān)理工作標(biāo)準(zhǔn)》,譬如寧波地區(qū),就有《寧波市建筑工程資理管理規(guī)程用表》A、B、C類(lèi)三類(lèi)表格,很具體,很詳細(xì),按照該標(biāo)準(zhǔn)和指南,系統(tǒng)的整理歸類(lèi),做好統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬,就行了。那么,上級(jí)主管部門(mén),大多是依據(jù)這樣的規(guī)定,進(jìn)行檢查,這樣,工地的資料管理,對(duì)現(xiàn)場(chǎng),對(duì)上級(jí)的檢查,都不會(huì)查出致命的問(wèn)題,工地的管理依據(jù)這樣的資料,也不會(huì)出現(xiàn)大的紕漏。
5、根據(jù)工地的進(jìn)展情況做好現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理資料
工程從第一次工地例會(huì)開(kāi)始,到竣工驗(yàn)收后的資料歸入檔案館,是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。這樣的一個(gè)龐大的資料系統(tǒng)工程,是一點(diǎn)一點(diǎn)逐步完成的,有些是過(guò)程控制資料,有些是要納入檔案館的。作為監(jiān)理人,應(yīng)該自豪,無(wú)論是總監(jiān)還是專監(jiān),亦或是監(jiān)理員,所簽署的名字,在檔案館里,都是有年限的,長(zhǎng)期保管、中期保管、短期保管。就像萬(wàn)里長(zhǎng)城,有些磚都刻有名字,那是歷史的記錄。這名字雖說(shuō)不是名垂千古,可也是責(zé)任重大,因此,資料管理這是個(gè)很?chē)?yán)肅的事情,大意不得。
6、掌握熟悉監(jiān)理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)
工地的總監(jiān)、專監(jiān)、監(jiān)理員,要熟悉監(jiān)理資料的各道程序,并熟悉各種資料的編寫(xiě)和簽字程序,這是監(jiān)理業(yè)務(wù)的一項(xiàng)要求。其實(shí)也是一項(xiàng)技能的完整體現(xiàn)。
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