如何提高投標文件的編制質量?
在投標過程中,投標文件的編制要求是既細致又全面,既準確又快捷,對招標文件的理解和響應是不允許出現(xiàn)任何偏差或疏漏,投標文件是評標的主要依據(jù),對投標人中標與否起著極其重要的作用,那么要如何編制出高質量高水準的投標文件呢?
01.仔細閱讀招標書,重點信息要標注
招標文件是對招投標雙方都具有約束力的法律文件,招標人對投標人的要求完全體現(xiàn)在招標文件中。因此,投標人在編制投標文件前,必須把招標文件從頭到尾認真仔細地閱讀,不放過任何一個細節(jié)和疑問,對重要的內容要反復研讀,加深理解,同時應認真審查本招標項目的施工圖紙、核對工程量清單。
因此需要仔細閱讀招標書,重點信息要標注,比如:
投標的截止時間、地點,投標文件數(shù)目要幾本,形式有哪些?報價,招標資質要求,技術規(guī)范要求,封裝要求,簽字、蓋章:需要蓋章簽字的地方、投標文件的騎縫章、封面、涂改處、某些資質復印件等項目名稱、編號、招標人、投標人等重點信息一 一 羅列。
02.建立規(guī)范、科學有效的投標信息管理系統(tǒng)
在標書編制過程當中,我們時常會發(fā)現(xiàn),招標文件里需要設置技術人員、單位業(yè)績等諸多限定要求,放眼一看,單位符合要求的人員有多少?業(yè)績夠不夠?容易讓人一頭霧水,或許有部分人員經歷的投標比較多,很有經驗,頭腦里能大概記住部分人員和單位業(yè)績,但是大多數(shù)人是在手忙腳亂地到處碰壁,另外技術人員的身份證、畢業(yè)證、職稱證、獲獎證等掃描件,還得挨個打電話催促借用,有時還碰見個別人員出差等不確定因素,工作進展緩慢。
另外在編制單位業(yè)績中,需要我們從單位所有的業(yè)績中搜獵出符合招標文件的業(yè)績,需翻箱倒柜找遍中標通知書、合同、業(yè)主證明、單位獲獎等原件進行掃描。這樣的工作方式使人長期處于費時費力的狀態(tài)。如何方便、快捷地找到標書內所需的信息,對于編制出高質量的投標文件,建立好規(guī)范、科學有效的投標信息庫就顯得尤為重要。
要建立規(guī)范、科學有效的投標信息庫,其必須符合組織學理論,符合運籌、管理和統(tǒng)計學。投標信息管理系統(tǒng)作為一個投標所用材料的集合體,必須具備內容的全面性、系統(tǒng)性、及時性和搜索的便捷性,并具有各種證件到期提醒功能,具有更新內容的提示窗口等人性化設計。根據(jù)從事編制地鐵、市政道路工程設計標書的經驗,投標信息庫模塊可由標書、人員、單位業(yè)績、企業(yè)信息、業(yè)主信息和行業(yè)信息等幾大塊組成。
(1)標書模塊??砂茨甏?、地區(qū)、類型分類收集入庫,突出每個標書編制的過程,包含投標準備階段、投標編制階段、投標后階段。
(2)人員模塊。可按專業(yè)、職稱、年齡、學歷等收集入庫,并做好個人履歷表,隨時更新個人項目、獲獎信息。
(3)單位業(yè)績。可按類型、年代入庫,并將每個項目的中標通知書、合同、業(yè)主證明、獲獎證書、項目情況表等信息收集入庫。
(4)企業(yè)信息。按單位各種資質證書、財務信息、企業(yè)概況、組織機構等入庫。
(5)業(yè)主信息。根據(jù)地區(qū)建立業(yè)主人事、機構、辦事指南等信息管理。
(6)行業(yè)信息??砂葱袠I(yè)分類,收集行業(yè)動態(tài)、最新技術、同行業(yè)兄弟單位參與項目情況及投標情況。
隨著項目的進展,投標信息管理系統(tǒng)內各種信息變化較快,投標信息管理系統(tǒng)要做到安排專人專項保持數(shù)據(jù)庫內各模塊的內容收集更新工作。這樣編標時能迅速、準確地找到所需的最新資料,提高了編標的快捷性和準確性,同時也提高了標書編制的質量,節(jié)省大量的標書編制時間,為其他重點問題提供充裕時間。
03.標書目錄定框架
商務、技術、報價分別包括哪些內容,先確定目錄結構。
1.商務部分 具體投標目錄可以按照招標書要求一一羅列,一般提供的材料大致如下:
法定代表人身份證明、投標文件簽署、授權委托書、投標函投標函附錄、投標擔保銀行、保函格式、投標擔保書、投標文件要求、投標人提交的其他投標資料;
2.技術偏離表;
3.報價:在投標文件的編制過程中,投標單位經常會遇到很多不限定或者部分限定的投標報價、開放式的方案設計,他們是投標文件中的重點,是投標文件編制中的核心內容,占取的評分分值較大,無疑是我們文件編制的重中之重。
同時這些重點內容作為一個窗口展示了投標單位的企業(yè)實力,體現(xiàn)了投標單位的投標策略,在決策這部分內容的時候具有很強的策略性和技巧性。如何很好地在投標文件中體現(xiàn)出投標企業(yè)的實力,需要我們針對這些重點問題,進行專項的研究,制定專門的措施 ;需要我們從業(yè)主、競爭對手、行業(yè)領域收集大量的信息,建立博弈的數(shù)學模型,并反復測試,以達到理想的契合點,從而提升標書編制的質量,達到決策的目標。
04.投標書文檔排版
文檔排版可以說是投標書制作中一步難人的步驟,投標書的排版關系到標書的有用與否,制作標書時,仔細留意每一處細節(jié)。
1.商務版與技術版文檔一二三級標題以及正文內容字體保持一致;
2.自動生成目錄;
3.添加文檔頁眉頁腳頁碼;
4.一二三級標題自動編號,手動編輯的話可能會造成目錄中超鏈接的失效,盡量做好自動生成標號。
05.做好標書檢查
1.對照招標書的要求和評分標準,一一檢查所提到的商務部分、技術部分內容是否都已經包含,符合;
2.哪些文檔需要打???正本副本需要幾份?是否需要U盤;
3.簽字蓋章。
06.封裝和上傳
1.封裝前掃描標書,上傳電子版;
2.按照標書封裝要求嚴格進行封裝。有需要單獨做封面,不和商務文檔、技術文檔在一起;商務正本封面、商務副本封面、技術正本封面、技術幅本封面、報價正本封面、報價附本封面;投標一覽表:封面 投標一覽表 保證金截圖、U盤封條、檔案外封條;
3.封裝處蓋章簽字、騎縫章。
最后,制作投標書最好能留足時間,不要拖時間完成,留足時間送材料,做好備份等,不要因為小事錯過投標。
07.做好投標總結
投標后,應及時對投標資料進行匯總,把每個人所做的內容都收集放在一起,并標明該工程的主要結構形式、特點及主要施工方案等,以供以后查找資料方便。
想辦法搜集其他投標單位的投標報價資料,對完成的投標全過程情況進行回顧、匯總和深入分析,并作出客觀評價,以便對以后的投標工作產生導向性。通過它,可以全面、系統(tǒng)地了解投標工作的具體情況,正確認識工作中的優(yōu)缺點 ;可以明確下一步工作的方向,少走彎路,少犯錯誤,提高工作效率。
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